Datenschutzhinweise

Hinweise zur Datenverarbeitung und zum Datenschutz für Docata (gem. Art. 13 DSGVO)

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig und Ihre Daten werden von uns auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (insbesondere gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO) verarbeitet.

Bitte lesen Sie die folgenden Hinweise sorgfältig durch, bevor Sie Ihre Daten übermitteln.

Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich im datenschutzrechtlichen Sinne

Pädagogische Hochschule Heidelberg
Rektorat
Keplerstraße 87
D-69120 Heidelberg
+49 6221 477-0
info@ph-heidelberg.de

Datenschutzbeauftragter

Pädagogische Hochschule Heidelberg
Christoph Penshorn
Keplerstraße 87
D-69120 Heidelberg
+49 6221 477-0
ds@vw.ph-heidelberg.de

Personenbezogene Daten

Es werden alle die für die Verwaltung des Promotionsprozesses und für das Berichtswesen nötigen personenbezogenen Daten erfasst. Eine Übersicht der für das Berichtswesen nötigen Daten in der gültigen Fassung sind unter Hochschulstatistik (https://www.statistik-bw.de/Hochschulstatistik/) aufgelistet.

Bei einer Mitgliedschaft in der Graduate School werden für die Verwaltung der Mitglieder zu den für den Promotionsprozess relevanten Daten folgende Informationen zusätzlich erfasst: Bescheinigungen von Tagungs- und Workshopteilnahmen, ggf. Mentoring- und/oder Coaching-Vereinbarung, Zwischen- und Abschlussbericht(e).

Zweck der Datenverarbeitung

Zur Erfüllung der nachfolgend aufgeführten Zwecke ist es erforderlich, dass die Pädagogischen Hochschule Heidelberg personenbezogene Daten (gem. Art. 4 Nr. 1 DS-GVO) verarbeitet.

Die Speicherung der Daten in Docata erfolgt zu hochschulinternen Zwecken wie der Durchführung des Annahmeverfahrens, zur ordnungsgemäßen Durchführung und Unterstützung des Promotionsverfahrens an der Pädagogischen Hochschule Heidelberg gemäß der jeweils gültigen Promotionsordnung sowie im Falle einer Mitgliedschaft in der Graduate School zu dessen Mitgliederverwaltung. Hierzu gehört auch die regelmäßige Information über Angebote für Promovierende (z. B. Ausschreibungen, Zuschüsse, Weiterbildungsangebote zur Kompetenzerweiterung in der Promotionsphase) in Form eines Newsletters per E-Mail. Darüber hinaus werden die Daten in anonymisierter Form als Mikrodatensatz (ausgenommen sind hiervon Daten der Mitgliedschaft in der Graduate School) an das Statistische Landesamt (StaLa) und das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg (MWK) weitergeleitet. Ferner dienen die Daten der internen Qualitätssicherung sowie der Erstellung vollständig anonymisierter und aggregierter Statistiken für die interne sowie externe Hochschulkommunikation (u. a. Pressemitteilungen und Internetauftritt).

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und Speicherung von Daten von Promotionsbewerber:innen und Promovierenden sind Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) iVm §§ 5 und 12 des Landeshochschulgesetzes (LHG) in der Fassung vom 17.12.2020 iVm § 38 Abs. 5 LHG iVm den Bestimmungen der Promotionsordnung der Pädagogischen Hochschule Heidelberg zur Erfassung von Daten in der jeweils gültigen Fassung iVm § 5, § 9 Abs. 1 und § 10 Hochschulstatistikgesetz (HStatG). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und Speicherung von Daten von Mitgliedern der Graduate School sind Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) iVm § 5 des Landeshochschulgesetzes (LHG) in der Fassung vom 17.12.2020.

Löschung / Dauer der Speicherung

Diese Löschfristen von Docata-Benutzerkonten gelten in den nachfolgend aufgeführten Fällen:

Annahmeverfahren als Doktorand:in

Die Daten im Rahmen der Bewerbung zur Annahme als Doktorand:in werden für die Dauer des aktuellen Annahmeverfahrens gespeichert. Sollten die Promovierenden selbst dieses Annahmeverfahren vorzeitig abbrechen, werden die Daten unverzüglich nach formloser schriftlicher Abbruchsbekundung aus dem System gelöscht. Im Falle einer endgültigen Ablehnung des Annahmeantrags durch den Promotionsausschuss werden die Daten ebenfalls unverzüglich nach Ablehnung aus dem System gelöscht. Die Löschung erfolgt in beiden Fällen durch die Zuständigen in den Dekanaten der jeweils betreffenden Fakultät.

Promotionsverfahren der angenommenen Promovierenden

Die Daten im Rahmen des Promotionsverfahrens werden für die Dauer des aktuellen Promotionsverfahrens gespeichert. Sollte ein:e Doktorand:in das Promotionsverfahren vorzeitig abbrechen, werden die Daten 18 Monate nach formloser schriftlicher Abbruchsbekundung automatisch aus dem System gelöscht.

Erfolgreicher Abschluss der Promotion

Im Softwaresystem werden die Daten mit erfolgreicher Abschluss der mündlichen Prüfung nach 18 Monaten automatisch gelöscht. Zeugnisdurchschriften von Promotionen werden unabhängig vom Softwaresystem auf Papier 50 Jahre aufbewahrt, um einen Rückgriff, etwa bei Anforderung einer Bescheinigung für den Rentenantrag, zu ermöglichen.

Graduate School - Mitgliedschaft

Im Falle einer Mitgliedschaft in der Graduate School richten sich die Löschfristen der in der Mitgliederakte der Graduate School erfassten Daten nach den Löschfristen der zuvor genannten drei Fälle. Erhobene Daten, die nur für die Mitgliedschaft in der Graduate School relevant sind, werden im Fall einer vorzeitigen Beendigung der Mitgliedschaft (unabhängig vom Promovierendenstatus) 18 Monate nach Erhalt des schriftlich eingereichten formlosen Antrags per E-Mail (graduateschool@ph-heidelberg.de) aus dem System gelöscht.

Graduate School - Newsletter für Mitglieder

Die erteilte Einwilligung im Zuge des Mitgliedschaftsantrags für die Graduate School zur Nutzung der E-Mail-Adresse zum Versand des Newsletters kann jederzeit durch die selbständige Austragung aus dem Newsletter unter https://www.phhd-forschung.de/ widerrufe werden. Die zum Zweck des Newsletter-Bezugs hinterlegten Daten werden von uns bis zur Austragung aus dem Newsletter gespeichert und nach Abbestellung ausschließlich für die ordnungsgemäße Mitgliederverwaltung genutzt. Daten, die zu anderen Zwecken bei uns gespeichert wurden (z.B. E-Mail-Adresse für den Mitgliederbereich) bleibt hiervon unberührt.

Weitergabe der Daten

Zu keinem Zeitpunkt werden personenbezogene Daten aus dem System weitergegeben. Die Weitergabe von Mikrodaten erfolgt ausschließlich in anonymisierter Form an das StaLa oder das MWK. Die Weitergabe von Daten aus dem System an andere Stellen erfolgt ausschließlich in anonymisierter und aggregierter Form.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten außerhalb der EU respektive an eine internationale Organisation findet nicht statt.

Datenverarbeitende Stellen innerhalb der Pädagogischen Hochschule Heidelberg

Innerhalb der Pädagogischen Hochschule Heidelberg werden Daten nur von den als datenverarbeitenden Stellen benannte Einrichtungen und Personen (gem. Rollen- und Zugriffsberechtigungen) zum o.g. Zweck verarbeitet. Dies sind:

die Dekanate der Fakultäten sowie die ggf. für die Verwaltung der Promotionsverfahren zuständigen Stellen,
die nach den Promotionsordnungen für die Durchführung der Promotionsverfahren zuständigen Stellen (z.B. Promotionsausschuss, Prüfungskommission),
die Koordinationsstellen der strukturierten Promotionsprogramme für die Promovierenden des jeweiligen Programms,
die Graduate School,
die Stellen der Verwaltung, die mit der Erfüllung der obliegenden Pflichten der Pädagogischen Hochschule Heidelberg nach dem Hochschulstatistikgesetz betraut sind.

Alle Stellen und Personen, die vollständig oder auszugsweise in Docata erhobene Daten erhalten, sind zur Geheimhaltung verpflichtet.

Betroffenenrechte

Sie haben das Recht, von der jeweils zuständigen Fakultät der Pädagogischen Hochschule Heidelberg und Graduate School Auskunft (gemäß Art. 15 DSGVO) über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte Daten berichtigen oder vervollständigen (gemäß Art. 16 DSGVO) zu lassen. Weiter haben Sie das Recht auf Erhalt der Sie betreffenden Daten und von Ihnen bereitgestellten Daten sowie deren Übermittlung dieser Daten an andere Verantwortliche (Art. 20 DS-GVO).

Sie haben das Recht auf Beschwerde (Art. 77 DS-GVO) bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Rechtsvorschriften verstößt. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/).